Внедрение программы
для бюджетирования Prophix
в компании BNS Group
Проекты
О компании BNS Group
BNS Group – один из лидеров в сфере ритейла и оптовых продаж брендовой одежды, которая эксклюзивно представляет 9 модные международные бренды (Calvin Klein, Armani Jeans, Mexx, Korners, Michael Kors, Paper Shop, Polo Ralf Lauren, TopShop, Topman) одежды в России, Казахстане и Украине.
Компания управляет своим бизнесом из головного офиса: 5 филиалов и представительств в Казахстане и на Украине. Розничная сеть ритейлера включает 186 магазинов в 3 странах и 60 городах, где работают 2200 сотрудников.
На момент, когда компания BNS Group решила автоматизировать процессы планирования и контроля реализации бюджетов, сотрудники отдела планирования использовали Excel для формирования бюджетов.
Из всех подразделений и филиалов сотрудники на шаблонных исходных документах вносили данные за расчетный период и пересылали в головной офис, где на их основе которых составляются сводные отчеты и формируются плановые показатели для всех подразделений. Проведение план-факт анализа также осуществлялось в таблицах Excel. Растущий большой объем информации в данной ситуации привело к потерям данных при повреждении электронных таблиц.
С другой стороны, разные подразделения могли использовать разные внешние показатели для своих расчетов, такие как курсы валют, командировочные или таможенные расходы или другие данные. Часто вместо потерянных или сомнительных данных, сотрудники при составлении бюджета, использовали неполные или неточные исходные данные.
Одновременно служба контроллинга сталкивалась со сложным процессом сверки бюджетов и долгим согласованием.
Была необходимость внедрения системы бюджетирования и финансового планирования, которая могла обеспечить функционалом единого хранилища финансовых и бюджетных данных, быстрого и точного планирования, контроля данных и ответственных сотрудников.
Важным фактором при выборе системы бюджетирования и финансового планирования среди различных продуктов финансового планирования было то, что Prophix позволяет бизнес пользователям самостоятельно создавать и развивать модели и шаблоны, с минимальным привлечением ИТ специалистов, что существенно ускоряет и облегчает процессы финансового планирования и контроля.
Бизнес-задачи
Потребность компании заключалась в эффективном планировании и формировании план-факт отчетности.
Внедрение современной системы бюджетирования позволит автоматизировать расчет плановых показателей, консолидировать планы всех магазинов и брендов, сопоставить фактические данные с планами, формировать план-факт отчетность и понять структуру отклонений фактических показателей бизнеса от запланированных.
IT-задачи
Реализация проекта
В 2010 г. после определения списка задач, требующих решения, была разработана единая для всей организации модель хранения и использования данных, на основе 8 кубов с 20 уникальными измерениями, для которых были определены внутренние связи, алгоритмы взаимодействия и разработаны формулы для расчетов.
Спектр задач, которые были решены в результате внедрения системы бюджетирования Prophix включает точный расчет себестоимости всего товарного ассортимента с учетом изменений курса валют, таможенных пошлин и транспортных издержек, расчет конечной стоимости реализации товаров, учитывая единоразовые и сезонные скидки, постоянные скидки на определенные бренды или линии продукции. Помимо этого, Prophix позволяет собирать данные об административных и прочих постоянных расходах, сделать расчеты фонда заработной платы с учетом регрессивной системы ставок налогов для каждого сотрудника и многое другое.
Было создано хранилище, куда ежедневно выгружаются все бюджетные и фактические данные и импортируются в модель планирования и анализа. Бюджетная модель включает формы и шаблоны ввода плановых данных и контроля исполнения бюджета для пользователей из разных подразделений. При построении модели также предусмотрена возможность для использования фактических данных прошлых периодов для эффективного планирования.
Итоги проекта
Сейчас через 5 лет после внедрения в 2015 г. в BNS Group весь процесс бюджетирования и контроля исполнения ведется в системе бюджетирования Prophix. Более 80 пользователей из 20 подразделений компании используют систему. Сроки подготовки и утверждения бюджетов сократились в 2 раза – с месяца до 2 недель. Кроме того, работа по сбору и подготовки информации распределяется теперь равномерно и не создает дополнительных нагрузок во время планирования и предоставления отчетности. Prophix дает возможность вести детальный учет не только внутри организации, но и контролировать работу 163 партнеров.
Ежедневный ввод свежих данных позволяет постоянно иметь под рукой обновленный план-факт отчеты, с возможностью детализации вплоть до каждого показателя или транзакции. Проблемы, связанные с хранением информации, корректировкой информации и доступом к актуальным версиям отчетов.
«В обязанности ИТ-подразделения входит обеспечение бесперебойной работы системы и установка новых версий. Решение, основанное на технологиях Microsoft, помогает нам в этом и не доставляет никаких хлопот».
«Система PROPHIX эксплуатируется в компании уже четвертый год. За это время мы убедились, что продукт позволяет не только быстро составлять отчеты, но и реализовывать любые задачи, возникающие в бюджетировании. Конечно, не все решения лежат на поверхности, для некоторых задач приходится искать и вырабатывать особые подходы, но мы всегда остаемся очень довольны результатом».
